こんにちは、マッスーです～(^^)
会社員、特に事務として働く人の日常業務に【電話応対】があります。
マッスーは、会社員時代、この電話応対が嫌で嫌で仕方なかったです(^_^;)
業者さん相手のビジネストークならまだしも、お客さんからの何を言われるかわからない電話が、怖くて怖くてたまらなかったですね～。
でも、「電話に出るのが嫌なので取りません～」なんてことは、もちろんできません（笑）
そんな中でマッスーなりに工夫をしたのが【メモの取り方】です。
メモを的確に取っておけば、電話の最中も安心できますし、後から困ることもぐっと減りますよ～(^^)
というわけで今回の記事では、電話応対が苦手な人でも簡単にできる、メモをスマートに取る方法について、解説していきます。
電話応対をスマートにできるメモの取り方のコツ
メモは単語レベルで取る
人の話をメモするときに、最初から最後まで文章で丁寧に書いていく人がいます。
学校の授業の板書をそのままノートに写す、みたいな感じですね。
「電話応対でそんなことする人いるの？」って思ったかもしれませんが、いるんですよ実際。
そういう人って、メモを書くことに集中してしまい、肝心の相手の話をちゃんと聞いていないことが多いです。
あくまで主体は相手の話であって、メモはそれを忘れないための保険なんですけどね(^_^;)
後から自分が内容を思い出せればいいので、わざわざ文章で書く必要なんてありません。
「○／○ ●時 ✕✕会社△△さん アポ」みたいに、必要な部分だけを抜き出して書いておけば十分です。
単語レベルでメモするのは、メモの時間を短縮して相手との話に集中するための工夫ですね。
後で調べられることはひらがなやカタカナでメモを取る
これも、メモを取る時間を短縮するための工夫ですね。
日本語は漢字・ひらがな・カタカナという３つの文字を使いますが、その中で漢字が一番書くのに時間がかかります。
画数がダントツで多いので、当然ですね。
メモは、自分さえわかれば良いものなので、普段の文章のように漢字を使わなくたって良いし、キレイに整えなくても良いのです。
スピード重視で、ひらがなやカタカナを使っていきましょう。
マッスー的には、カタカナの方がよりスピーディーに書けると思いますよ～(^^)
住所を聞くときは郵便番号を聞いておく
相手との話の中で、住所を聞き取る必要が出てくることがあります。
そのときは、必ず【郵便番号】を聞いておきましょう。
郵便番号さえわかっていれば、インターネット検索がかけられます。
そこで、市町村などの正式な漢字は確認できるので、あとは、それ以外の「番地の数字」や「マンション名」といった検索できない部分だけを確実に聞き取っておけばいいだけです。
土地勘のない場所の住所は、聞き覚えのない地名が出てくることが多いです。
そういうときに、パニックになりやすいんですよね～(^_^;)
でも、確実に聞き取らないといけない部分を
- 郵便番号
- 番地などの数字
- マンション名
だけにしぼってしまえば、だいぶ安心できるはずですよ(^^)
人の名前や会社の名前は最後に必ず確認する
企業との電話やお客様との電話で一番間違えてはいけないのは、【相手の名前】【相手の社名】です。
ここを間違えてしまうと、相手からの信頼を一気に失ってしまいます。
下手をすると、個人レベルではすまない事態に発展してしまうかもしれません。
対面なら、名刺で相手の名前や漢字、社名、役職を確認することができます。
でも、電話ではそうはいかないので、相手の名前や社名は確実かつ正確に聞き取らなければなりません。
できれば、読み方だけでなく漢字も確認しておいた方が良いです。
（相手の名字が、佐藤・鈴木・田中などの一般的なものの場合はそこまでしなくても良いですが）
「電話での読み方の聞き取りが間違っていて、漢字を聞いてそれに気づいた！」ということも、意外とあるのです。
電話は聞き取りづらいこともありますからね。
そうして、話の最後に「内容を確認させていただきます。」とことわってから、名前・社名・問い合わせ内容をセットで復唱して、間違っていないかを確認しておきましょう。
もし、その場で間違いを指摘されたとしても、電話の場合は聞き取りミスとして相手も許容してくれますので、焦らずに正しく言い直せばOKです。
聞き逃したときは「確認」として最後に相手に尋ねる
どんなにメモを手早く書いていたとしても、聞き逃してしまうことはあると思います。
または、相手側が極端に早口だったり、聞き取りにくい環境（周りがうるさい）だったりすることもあるでしょう。
そういうときは、もう一度聞き直して確認するようにします。
ただ、バカ正直に「聞き逃してしまったので」という必要はないですよ。
「最後に確認として、○○についてもう一度うかがってもよろしいでしょうか？」と尋ねてみましょう。
「確認」といえば、相手もすんなりもう一度言ってくれることが多いです。
お互いに、伝達ミスは避けたいことですからね。
とはいえ、相手に二度手間をお願いしてしまっているのは確かなので、尋ねる前に「お手数ですが」とか「申し訳ありませんが」などの一言をつけておくと、相手からの心象は良くなります(^^)
番外編：便利なメモグッズを使う
これは、コツとはちょっと違うんですけど、メモを取る時間を短縮できる方法として、便利なグッズを使うのも有りです(^^)
電話応対でメモする情報はある程度決まっているので、最初からそれらの項目の欄が記載されたメモを使えば、メモする時間はかなり短くて済みます。
WordやExcelを使って自分でフォーマットを作るのも良いですが、少々めんどくさいですよね(^_^;)
そういう人のために、あらかじめメモする項目が記載された便利なメモが販売されています♪
例えば、こんなものとか。
↓↓↓
メモの中には、「日付」「名前」「用件」「連絡先」「備考欄」が用意されていて、後はその枠内に書き込むだけになっています。
これは、真っ白のメモ帳にあれこれ書くよりとても楽チンで、助かりますね～(^^)
最後に～電話応対は焦ったら負け。メモを取ることで落ち着けます～
電話応対は、その場での臨機応変な対応が求められます。
その時に必要な情報を、相手の話を聞きながら暗記するなんてことは無理なので、メモは絶対に取りましょう。
とはいえ、メモを取ることに集中しすぎると電話で話を聞くことがおろそかになってしまうので、メモは内容を忘れないためのサブとして、上手に活用していきましょう(^^)
そのために、今回ご紹介したメモのとり方が参考になったら幸いです。